En cette période de crise sanitaire, nous sommes tous amenés à limiter nos déplacements et de ce fait, à devoir travailler de la maison. Bien que pour certaines personnes, cette tendance soit monnaie courante, il pourrait bien s'agir de la première fois pour un grand nombre d'entre nous.
Entre enfants à la maison, fatigue, concentration, manque de productivité, les obstacles peuvent être nombreux.
Néanmoins, ne vous en faîtes pas, nous avons pour vous quelques bonnes pratiques à mettre en place qui pourraient rendre cette quarantaine un peu moins difficile et un peu plus productive.
1 – Préparez un espace de travail, un coin pour bosser
Faire des allers-retours entre votre lit, votre canapé, la cuisine et votre table basse n'est définitivement pas la meilleure solution pour favoriser la productivité.
La règle numéro 1 est de pouvoir définir une zone de travail précise. Cela permettra d'être davantage focalisé sur les tâches et missions qui vous sont confiées, et de préserver un équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée.
Dans le cas où vous n'auriez pas de bureau ou pas suffisamment d'espace à la maison pour dédier un espace au travail, un coin de table à manger fera l’affaire. Si cela est possible, choisissez un espace isolé pour pouvoir échapper aux sollicitations de vos enfants.
2 – Mettez de l'ordre chez vous et dans vos affaires
Tout aussi important, lorsque l'on travaille chez soi, davantage de distractions sont susceptibles de s'opposer à notre productivité, et toutes les excuses sont bonnes pour faire autre chose. Aussi, assurez-vous que votre environnement soit propice à vous concentrer. Assurez-vous qu'il soit propre, que vos papiers soient en ordre, pour qu'en aucun cas, le ménage soit plus attractif que de travailler. :)
N'hésitez pas à ouvrir grand les fenêtres pour laisser rentrer l'air frais lors de vos pauses, cela vous aidera à vous aérer l'esprit.
3 – Ne restez pas en pyjama, préparez-vous !
La limite entre télétravail et jour off peut parfois être faible et certains jours, le manque de motivation peut se faire sentir. Pour s'assurer que cela n'arrive pas, commencez la journée en vous préparant. Cela ne veut pas forcément dire se mettre en tenue de travail mais il est recommandé de ne pas rester en pyjama. Ainsi vous saurez que votre journée a débuté et la tentation de se remettre au lit sera moins grande. Favorisez une tenue décontractée, passez de l'eau froide sur votre visage et arrangez vos cheveux pour que lors de votre conférence Visio, vos interlocuteurs ne pensent pas que vous sortez du lit :)
4 – Continuez de dialoguer avec votre équipe, malgré la distance
Afin de garder une ambiance agréable au sein de votre équipe, n'hésitez pas à communiquer régulièrement avec vos collègues. Commencez par vous dire "Bonjour" le matin, cela vous permettra de démarrer la journée sous les meilleurs auspices. Par ailleurs, mettez en place un système de communication simple, prévoyez des réunions régulières mais aussi de simples appels pour discuter et passer un moment agréable, comme une pause-café. Vous pouvez utiliser sans problème votre téléphone ou des outils simples comme Skype ou Teams.
5 – Ne lésinez pas sur les émojis
Lorsque nous communiquons les uns avec les autres au quotidien, nous avons des rictus, des façons de nous exprimer, qui permettent de nuancer nos propos et ainsi faire passer un message avec tact. A l'écrit cela peut être plus complexe. Aussi n'hésitez pas à insérer quelques emojis dans vos conversations pour faire passer une émotion et à vous encourager et motiver les uns et les autres.
6 – Utilisez des logiciels appropriés et définissez vos moyens de communication
Pour favoriser la collaboration, il est important que l'ensemble de votre équipe puisse échanger simplement et avoir accès à toutes les données et documents dont ils ont besoin pour travailler.
Cela commence par une bonne connexion internet, un ordinateur avec les logiciels adéquats & un accès à la messagerie et au calendrier. Assurez-vous donc d'avoir un outil tel que Teams, Slack ou Skype, qui permettent les échanges en interne comme des appels ou bien des visioconférences.
Veillez également à ce que les documents soient accessibles sur un serveur commun et partagé. Vous pouvez sans autre utiliser One drive ou Google drive, accessibles depuis n'importe quel ordinateur. Dans le cas ou votre entreprise utilise un serveur privé, l'utilisation d'un réseau privé virtuel (VPN), permettra à tous les collaborateurs d'avoir accès aux données internes de l'entreprise.
7 – N'hésitez pas à bouger et définir des moments de détente
Il s'agit d'un classique mais pas des moindres… en télétravail comme au bureau, il faut se fixer des limites.
En premier lieu, définissez et respectez vos horaires de travail. Dans la mesure du possible, conservez les mêmes que ceux du bureau. Le télétravail n'est ni synonyme de vacances, ni de travail acharné et heures supplémentaires. Tentez donc de garder une routine "normale". Programmez et organisez votre journée, fixez-vous des échéances ainsi que des pauses. Pensez à vous déconnecter de temps en temps de votre travail et résistez à l'envie de vous mettre sur votre canapé sous votre plaid avec de vieux épisodes de Friends au milieu de l'après-midi.
8 – Ne mangez pas devant votre ordinateur
Souvent associée à un moment de partage au sein d'une équipe ou de temps personnel pour aller pratiquer un sport et déconnecter, la pause déjeuner est un moment convivial et incontournable de la journée. Il est donc important de conserver cette habitude dans la mesure du possible et de se servir de ce moment pour faire un vrai "break". Eteignez votre ordinateur (pour ne pas être dérangé et pour avoir un geste Eco-friendly), baladez-vous sur les réseaux sociaux, prenez le soleil et profitez de ce moment. Cela vous permettra d'attaquer l'après-midi sereinement.
Attention néanmoins, télétravail ne veut pas dire pause à rallonge.
Petit tip, rien que pour vous : Si besoin, mettez-vous une alarme pour vous rappeler qu'il est l'heure de reprendre le boulot.
9 – Pas d'heure supp
Attention ceci est un propos nuancé ! On ne vous dit pas qu'il ne faut absolument pas faire d'heures supplémentaires, mais à la fin de la journée, veillez à fermer vos dossiers pour ne pas être tenté de retomber dedans. La limite est mince entre travail et détente pendant une journée de télétravail. En cette période d'home office "contraint" et de confinement, pour le bien-être de tous, il est important de la respecter.